NAIS

VENTSPILS AUGSTSKOLAS LIETVEDĪBAS SEKRETĀRA AMATA APRAKSTS

Akta nr.:

27.07.2009 Izdevējs: Senāts Statuss: Spēkā esošs

Dokumenta saturs:

1. Vispārējie noteikumi.
1.1. Lietvedības sekretārs ir Ventspils Augstskolas (VeA) darbinieks, kura darba pienākumi noteikti šajā dokumentā.
1.2. Lietvedības sekretāru pieņem darbā un atbrīvo no darba VeA rektors darba likumdošanā noteiktajā kārtībā.
1.3. Par lietvedības sekretāru pieņem darbā personu ar vismaz vidējo izglītību.
1.4. Lietvedības sekretārs ir tieši padots VeA kancelejas vadītājam personāla speciālistam, bet tā ilgstošas prombūtnes laikā personai, kas viņu aizstāj.

2. Galvenie pienākumi.
2.1. Pieņemt izskatīšanai VeA ienākošo korespondenci; saskaņā ar adresāta pieņemto lēmumu nodot to attiecīgajām struktūrvienībām vai konkrētam izpildītājam.
2.2. Pieņemt dokumentus un personīgos iesniegumus, kas adresēti VeA vadībai.
2.3. Organizēt rektora telefona sarunas, pierakstīt viņa prombūtnē saņemto informāciju un paziņot viņam par tās saturu. Nodot un pieņemt informāciju pa faksu.
2.4. VeA vadības uzdevumā sagatavot vēstules, citus dokumentus. Kopēt dokumentus.
2.5. Veikt darbu, lai sagatavotu sēdes un apspriedes, kuras rīko VeA vadība (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku informēšana par laiku, dienas kārtību). Kārtot un noformēt sēžu un apspriežu protokolus.
2.6. Veikt kontroli pār augstskolas darbiniekiem par izdoto VeA vadības rīkojumu, norādījumu, uzdevumu izpildes termiņu ievērošanu.
2.7. Nodrošināt rektora darba vietu ar nepieciešamajiem kancelejas piederumiem, radīt apstākļus, kuri veicina rektora darba efektivitāti.
2.8. Organizēt apmeklētāju pieņemšanu, veicināt darbinieku un studentu prasību un priekšlikumu izskatīšanas operativitāti.
2.9. Reģistrēt un nodot uzglabāšanai VeA kancelejā saņemtos lietvedības dokumentus. Dokumentu kopijas izdalīt struktūrvienībām.
2.10. Reģistrēt un nodot uzglabāšanai VeA kancelejā lietvedības dokumentus.
2.11. Reģistrēt pa pastu nosūtāmo korespondenci.
2.12. Veikt pasta izdevumu uzskaiti.
2.13. Reģistrēt saņemtos grāmatvedības rēķinus, pavadzīmes un aktus.
2.14. Sameklēt pēc pieprasījuma struktūrvienībām nepieciešamos dokumentus; izsniegt pieprasītās dokumentu kopijas.
2.15. Rektora uzdevumā organizēt VeA reprezentācijas pasākumus un saistībā ar tiem veikt materiāli atbildīgās personas funkcijas.
2.16. Pēc VeA vadības rīkojuma veikt citus uzdevumus.

3. Tiesības.
3.1. Griezties pie VeA vadības visos jautājumos, kas saistīti ar viņas darba pienākumu izpildi.
3.2. Izteikt (iesniegt) priekšlikumus VeA vadībai lietvedības darba organizācijas pilnveidošanai.
3.3. Atteikties pieņemt pārrakstīšanai grūti saprotamus, nesalasāmus dokumentu projektus.
3.4. Saņemt no VeA darbiniekiem informāciju kura nepieciešama viņas darba pienākumu izpildei.

4. Atbildība.
4.1. Lietvedības sekretārs atbild par visu šajos darba pienākumos minēto uzdevumu savlaicīgu un kvalitatīvu izpildi.
4.2. Lietvedības sekretārs atbild par tiešā pārziņā nodoto materiālo vērtību, kā arī dokumentu saglabāšanu.
4.3. Lietvedības sekretārs atbild par pašu vainas dēļ nodarītiem materiāliem zaudējumiem.

Ar amata aprakstu iepazinos:

_______. gada _____. ________________

________________________ ______________________
/Vārds, uzvārds/ /paraksts/