Dokumenta saturs:

APSTIPRINĀTS
Ar VeA Senāta
28.10.2009. lēmuma Nr.09-84
Senāta priekšsēdētāja

_________________
D.Štefenberga

VENTSPILS AUGSTSKOLAS
FAKULTĀTES SEKRETĀRA
AMATA APRAKSTS

1. Vispārējie noteikumi.
1.1. Fakultātes sekretārs ir Ventspils Augstskolas (VeA) darbinieks, kura darba pienākumi noteikti šajā dokumentā. Viņam ir saistoši arī tie valsts varas un pārvaldes normatīvi, kuri attiecas uz fakultātes sekretāra darbu.
1.2. Fakultātes sekretāru pieņem darbā un atbrīvo no darba VeA rektors darba likumdošanā noteiktajā kārtībā.
1.3. Fakultātes sekretārs darba attiecībās ir tieši padots fakultātes dekānam, bet tā ilgstošas prombūtnes laikā personai, kas aizstāj fakultātes dekānu, kā arī VeA Mācību daļas vadītājam, bet tā ilgstošas prombūtnes laikā – personai, kas viņu aizstāj.

2. Galvenie pienākumi.
2.1. Veikt fakultātes primāro lietvedību atbilstoši likumdošanas normām un prasībām.
2.1.1. Pieņemt dokumentus un personīgos iesniegumus, kas adresēti VeA vadībai un fakultātes dekānam.
2.1.2. Reģistrēt ienākošos studentu iesniegumus.
2.1.3. Sagatavot rīkojumus, iesniegumus, vēstules un citus dokumentus pēc fakultātes dekāna norādījumiem.
2.1.4. Veikt ar fakultātes darbu saistītu dokumentu noformēšanu (pārrakstīšanu, pavairošanu utml.) pēc fakultātes dekāna vai Mācību daļas vadītāja norādījumiem.
2.1.5. Organizēt fakultātes dekāna telefona sarunas, pierakstīt viņa prombūtnē saņemto informāciju un paziņot viņam par tās saturu. Nodot un pieņemt ienākošo korespondenci.
2.1.6. Nodot un pieņemt informāciju, kura personīgi attiecas uz fakultātes darbiniekiem vai studentiem.
2.1.7. Informēt fakultātes docētājus un studentus par augstskolas un fakultātes vadības rīkojumiem un izplatīt operatīvo informāciju, kas saistīta ar mācību procesa organizēšanu fakultātē augstskolā noteiktajā kārtībā.
2.1.8. Uzglabāt rektora, mācību prorektora un dekāna rīkojumus.
2.1.9. Sagatavot nepieciešamos dokumentus fakultātes domes un pilnsapulces sēdēm (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku informēšana par laiku, dienas kārtību). Protokolēt, kārtot un noformēt fakultātes domes un pilnsapulces sēdes.
2.1.10. Sagatavot sekmju izrakstus un akadēmiskās izziņas.
2.2. Izveidot un uzturēt studiju kartes atbilstoši noteikumiem par studiju karti Ventspils Augstskolā.
2.3. Sagatavot, pieņemt un uzglabāt saistību lapas, kā arī kontrolēt saistību lapu aizpildīšanu noteiktajā termiņā katra semestra sākumā.
2.4. Izsniegt, pieņemt un uzglabāt grupas un individuālās eksaminācijas lapas.
2.5. Ievadīt studentu sekmes datubāzē pēc grupu un individuālajām eksaminācijas lapām 5 darba dienu laikā pēc nodošanas.
2.6. Pārbaudīt vai students ir veicis „Nolikuma par studiju kārtību Ventspils Augstskola” par attiecīgo pakalpojumu noteiktās summas iemaksu VeA kasē pirms individuālās eksaminācijas lapas izsniegšanas.
2.7. Sagatavot vienošanās pie studiju līgumiem (par studiju finansējuma maiņu, par studiju maksas sadalīšanu vairākos maksājumos, par atkārtotu studēšanu iepriekšējā kursā)
2.8. Nodrošināt prakses līgumu noslēgšanu starp VeA un prakses vietu, organizēt recenziju nosūtīšanu studentiem un prakses atskaišu aizstāvēšanu.
2.9. Veikt kursa, bakalaura, maģistra darbu tēmu apkopošanu, studentu informēšanu par apstiprinātajām tēmām, darbu pieņemšanu un tālāku nodošanu recenzentiem un recenziju nosūtīšanu studentiem. Priekšaizstāvēšanas, aizstāvēšanas sarakstu sagatavošanu un studentu, docētāju informēšana par aizstāvēšanas datumiem. Noslēguma darbu nodošanu glabāšanai VeA bibliotēkā (konfidencialitātes nodrošināšanas gadījumā nodod glabāšanā fakultātē).
2.10. Sagatavot diploma pielikumu projektus saskaņā ar kārtību, kādā tiek nodrošināta diplomu pielikumos norādītās informācijas atbilstība faktiskajiem datiem.
2.11. Sagatavot pēc pieprasījuma struktūrvienībām un docētājiem nepieciešamos dokumentus:
2.11.1. studentu sarakstu vietu piešķiršanai dienesta viesnīcā;
2.11.2. studentu saraksti pa grupām katra akadēmiskā gada sākumā;
2.11.3. transporta kompensāciju saraksts;
2.11.4. studentu saraksti par finansējumu - valsts budžeta un fizisku vai juridisku personu.
2.11.5. utml.
2.12. Sagatavot un iesniegt Mācību daļai atskaiti par studējošo skaitu uz katra mēneša pirmo datumu, 5 darba dienu laikā no mēneša sākumā.
2.13. Veikt uzskaiti par nenotikušajām nodarbībām un to atstrādāšanu. Pēc pieprasījuma sagatavot informāciju Mācību daļai par docētāju akadēmiskās slodzes izpildi.
2.14. Sagatavot pieprasījumu par nepieciešamajiem kancelejas piederumiem.
2.15. Nodot uzglabāšanai VeA kancelejā fakultātes dokumentus, kuriem ir beidzies uzglabāšanas termiņš.
2.16. Palīdzēt fakultātes dekānam pildīt fakultātes Domes lēmumus un pārraudzīt fakultātes struktūrvienību darbvedības jautājumus.
2.17. Organizēt fakultātes reprezentācijas pasākumus pēc fakultātes dekāna norādījumiem.

3. Tiesības.
3.1. Griezties pie fakultātes dekāna un Mācību daļas personāla jautājumos, kas saistīti ar viņa darba pienākumu izpildi.
3.2. Izteikt (iesniegt) priekšlikumus VeA vadībai fakultātes lietvedības darba organizācijas un citos jautājumos, kas tieši saistīti ar savu darba pienākumu izpildi..
3.3. Saņemt no VeA darbiniekiem visu nepieciešamo informāciju jautājumos, kuri attiecas uz viņa darba pienākumu izpildei.

4. Atbildība.
4.1. Fakultātes sekretārs atbild par visu šajos darba pienākumos minēto uzdevumu savlaicīgu un kvalitatīvu izpildi.
4.2. Fakultātes sekretārs atbild par tiešā pārziņā nodoto materiālo vērtību, kā arī dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un uzskaiti.
4.3. Fakultātes sekretārs atbild par paša vainas dēļ nodarītiem faktiskiem un materiāliem zaudējumiem.
4.4. Fakultātes sekretārs atbild par konfidenciālas informācijas izpaušanu, kas var radīt VeA morālu kaitējumu vai materiālus zaudējumus.


Ar amata aprakstu iepazinos:
_______. gada _____. ________________

________________________ ______________________
/Vārds, uzvārds/ /paraksts/

Nr_09-84_v1.0.pdf

×