Dokumenta saturs:

Šī dokumenta mērķis ir noskaidrot:
 cik lielā mērā VeA personāls ir apmierināts ar esošajām informācijas apmaiņas iespējām;
 trūkumus vai nepilnības informācijas apritē;
 pasākumus informācijas aprites uzlabošanai.
Šī dokumenta uzdevums nav noskaidrot vajadzības dokumentu apritē, lietvedībā, grāmatvedībā, sekmju uzskaitē, reklāmā u.c..

Esošās informācijas izplatīšanas iespējas Ventspils Augstskolā
Internets:
VeA ir sava mājas lapa, kura pamatā kalpo informācijas izplatīšanai ārējiem patērētājiem. Tajā atrodama lielākā daļa no informācijas, kas varētu interesēt cilvēkus ārpus augstskolas. Informācijas ievietošanu un nomaiņu tajā veic Informātikas un tālmācības sektors. Informācijas avots ir Ārējo sakaru nodaļa, abas studiju nodaļas un citas struktūrvienības un personas. Mājas lapas apmeklējums 2000. gada pavasarī ir 1000 – 3500 apmeklējumi mēnesī (neieskaitot apmeklējumus no VeA datortīkla)
E-pasts:
Informācijas apmaiņa notiek ar e-pastu. Visiem augstskolas darbiniekiem un studentiem ir savas e-pasta adreses, līdz ar to komunikācijas ar e-pasta palīdzību tiek izmatotas ļoti plaši. Augstskolas darbinieku vidū tā pamatā ir apmaiņa ar dokumentiem, pasniedzēju un studentu starpā – studentu mācību darbi.
Tāpat e-pasts tiek izmantots arī informācijas plūsmai ar citām organizācijām un cilvēkiem.
Lokālā weblapa:
Tā tiek izmantota dažādas informācijas izvietošanai (nodarbību saraksti, administratīvie dokumenti), kā arī studiju materiālu izvietošanai (Tiesību bloks). Informācijas izvietošanu veic Informātikas un tālmācības sektors.
Lokālajā mājas lapā tāpat ir izveidota sekmju un kursu datubāze, kurā tiek fiksētas studentu sekmes, kursu apraksti, studiju programmas. Šī datu bāze tālāk tiks papildināta ar darbu uzskaites moduli, studiju plānošanas un citiem moduļiem. Darbs notiek saskaņā ar Latvijas Izglītības Informatizācijas sistēmas Latvijas Augstskolu Informatīvo sistēmu.
Failu resursi:
Visiem augstskolas datortīkla lietotājiem ir iespējams izvietot informāciju visiem pieejamā vietā uz tīkla diskiem (K:\ disks jeb \\vaserv\pub$).
Drukāta informācija:
Tās izplatīšanai tiek izmantoti ziņojumu stendi VeA telpās 1. stāvā, kā arī pie EP nodaļas 3. stāvā.

Aptauja
Lai iegūtu priekšstatu par VeA personāla vajadzībām un vēlmēm pēc informācijas, tika veikta aptauja pa e-pastu, kurā tika lūgts sniegt ziņas par nepieciešamo informāciju, cik bieži un no kādām amatpersonām to saņemt.
No aptaujas var izdarīt šādus secinājumus:
 Ir cilvēki, kas ir apmierināti ar esošajām informācijas iegūšanas iespējām, un ir arī cilvēki, īpaši VeA darbineiku vidū, kas uzskata, ka dzīvo lielā informācijas trūkumā.
 Kā vēlamo informācijas saņemšanas ceļu lielākā daļa uzskata e-pastu. Pārējo informāciju iegūst mutiski.
 VeA studentus vairāk interesē informācija no VASP, darbiniekus – no VeA administrācijas.
 VeA personālam trūkst regulāras informācijas par:
 gaidāmajiem pasākumiem un aktualitātēm VeA;
 VeA un tās struktūrvienību aktualitātēm, darbu pagājušā laika posmā, kā arī par veiksmēm, sasniegumiem vai trūkumiem VeA darbā.
Šādu informāciju būtu nepieciešams saņemt vismaz reizi mēnesī.
 VeA budžeta izlietojumu, tā plānojumu, tendencēm, perspektīvām, un attīstības plāniem.
Šādu informāciju vēlētos saņemt reizi gadā.
 Informācijas plūsmai jābūt organizētai VeA administratīvās struktūras shēmā, ievērojot vadības – pakļautības shēmu.
Ir iesūtīti arī citi priekšlikumi, kas saistās ar iespējām iegūt informāciju par darba iespējām Ventspilī, par studentu sarkastu ieguvi, par aktualitātēm Latvijas augstskolu izglītības sistēmā u.c..

Priekšlikumi informācijas apmaiņas uzlabošanai Ventspils Augstskolā
Sastādot šos priekšlikumus tika izvēlēts modelis, kurā informācija tiek izplatīta elektroniskā veidā, jo:
 darbs ar e-pasta palīdzību jau ir kļuvis par standartu augstskolā
 visam personālam ir pieejams e-pasts un internets
 elektroniskajiem informācijas apmaiņas veidiem kā tādiem ir sekojošas priekšrocības:
 ievada, apstrādes un saņemšanas ātrums;
 informācijas ātra izplatīšana lielam skaitam cilvēku;
 rakstiskas informācijas precizitāte;
 lielu datu masīvu apstrādes iespēja.
Tāpat tika ņemts vērā, ka informācijai jābūt iespējami vienkopus; tās izmantošanai jābūt saprotamai, skaidrai un vienkāršai; informācijai jāizmanto pēc iespējas mazāk dažādu paņēmienu kombināciju.

Tika nolemts informācijas aprites uzlabošanai strādāt sekojošos virzienos:
 Ziņojumu lapa lokālajā webā.
 E-pasta izmantošana un vēstkopu (mailing lists) ieviešana informācijas nosūtīšanā.
Ziņojumu lapa lokālajā webserverī
Šādi ziņojumu dēļi tiek ļoti plaši izmantoti. To darbības rezultāts līdzinās ziņu grupām (news groups), kas savulaik bija arī VeA, bet ne tik vienkāršās izmantošanas dēļ plašu atsaucību neguva un to darbība tika pārtraukta.

Ziņojumu lapa VeA tiks būvēta ar šādiem nosacījumiem
 Tajā parādītos visi ziņojumi, ko iesūtījuši VeA darbineiki un studenti.
 Tajā var ierakstīt arī garākus tekstus (līdz 4000 rakstzīmēm).
 Ziņojumus ir iespējams iesūtīt ikvienam VeA darbiniekam vai studentam.
 Ziņojumu iesūtīšana un izmantošana ir dalīta divās daļās:
 informācija, kas pieejama tikai VeA darbiniekiem;
 informācija, kas pieejama visam personālam.
 Uz ziņojumiem ir iespējams atbildēt, veidojot ziņojuma “atzarus”.
 Visas darbības ziņojumu lapā notiek pēc autorizācijas, t.i., nav anonīmo lietotāju, katram ierakstam var redzēt tā autoru.
 Ziņojumi uzglabājas noteiktu laiku, to var mainīt atkarībā no tā aktualitātes.
 Kā atšķirīga tiek ievietota šāda informācija:
 Informācija ar augstu svarīguma pakāpi (Izmaiņas nodarbību sarakstos, administratīvie paziņojumi u.c.).
 Informācija no rektora, nodaļu vadītājiem, ārējo sakaru nodaļas (u.c.) par:
 Pasākumiem nākamajā mēnesī (ceturksnī, gadā)
 Notikušajiem pasākumiem aizvadītajā laika periodā.
Šo informāciju akcentēs ar atšķirīgiem noformējuma paņēmieniem
 Ziņojumu lapa darbosies izmantojot SQL datubāzi un webserveri.
Augstākminētie nosacījumi var mainīties ziņojumu lapas izstrādes gaitā.
E-pasta un vēstkopu izmantošana
Ir jāturpina arī turpmāk plaši izmantot e-pasta iespējas eletroniskajās komunikācijās. Nepieciešams ieviest e-pasta sistēmu, kas paplašina tā funkcionalitāti (piem., iespējas veidot kopīgas adresu grāmatas vai kalendārus). Šāda sistēma varētu būt balstīta uz MS Exchange Server, klientiem izmantojot MS Outlook.
Vēstkopu ievietošana ļaus nosūtīt informāciju konkrētiem tieši tās saņēmējiem pa e-pastu.
Salīdzinājumā ar ziņojumu lapu, vēstkopu priekšrocība ir tā, ka var paļauties, ka saņēmējs iepazīsies ar informāciju. Tā kā visam VeA personālam ir e-pasta adreses, ir jāuzskata par normu, ka šīs pastkastes regulāri jālasa. Tas arī nozīmē, ka lasītājs ir iepazinies ar vēstules saturu. VeA gadījumā vēstkopas var izmantot administratīvo aktu nosūtīšanai un ar to uzskatīt, ka adresāts ir iepazinies ar šiem aktiem.
Pasākumu plāns:
1. Ziņojuma lapas izveide – līdz 2000. gada 1 novembrim, atbildīgais – Gints Neimanis.
2. Obligāti ievietojamās informācijas (Informācija, kas jāsniedz VeA struktūrvienībām) ziņu lapā noskaidrošana un izmaiņas darba pienākumos - līdz 2000. gada 1 novembrim, atbildīgas – rektors un struktūrvienību vadītāju tiešie priekšnieki adminstratīvās shēmas ietvaros, piem.,
 mācību daļas vadītāja – atbildīga par operatīvās studiju informācijas ievietošanu.
 Studiju nodaļu vadītāji – vismaz reizi ceturksnī, vai biežāk pēc vajadzības ievieto informāciju par nodaļas aktivitātēm turpmākajā ceturksnī un realizētajiem pasākumiem iepriekšējā periodā.
 Senāta priekšsēdētājs – par Senāta darba aktualitātēm.
 VeA amatpersonas – par plānotajiem pasākumiem, viesiem. Pasākuma atbildīgais ir atbildīgs arī par informācijas ievietošanu.
3. E-pasta sistēmas uzlabošana un ieviešana – pēc finansu līdzekļu iespējām.
4. Darbinieku apmācības PIM (personālās informācijas menedžmenta) programmatūras lietošanā - 3. mēnešu laikā no e-pasta sistēmas uzlabojama veikšanas.
5. Studentu apmācība PIM (personālās informācijas menedžmenta) programmatūras lietošanā – plānoto studiju nodarbību laikā.


Gints Neimanis
Uldis Rozevskis
Aija Gaile

×